Kollaborations-Tools im Praxischeck: Trello

Adieu To-Do-Listen und hallo Trello. Das Tool basiert auf der Kanban-Methode und ist praktisch nichts weiter, als eine digitale Aufgabenliste, bei der es darum geht, sich nicht nur allein, sondern auch im Team Überblick über alle anfallenden Tasks zu verschaffen. In der einfachsten Anwendung lassen sich Aufgaben auf einem Board in einer To-Do-Liste sammeln, bei Bearbeitung in die Doing-Spalte verschieben und schließlich nach Erledigung bei Done ablegen.

Doch auch umfangreiche Projekte mit mehreren Beteiligten eignen sich bestens für Trello. Ob die Verwaltung von Redaktionsplänen, Jahres- und Wochenübersichten oder generelle Prozesse und Workflows, alles lässt sich einfach und übersichtlich in Boards, Listen und Cards visualisieren. Man kann sich das Tool dann wie einen gut organisierten Aktenschrank vorstellen. Das Board ist in diesem Fall der Aktenschrank, die Listen sind die einzelnen Ordner und die Cards, die mit Einlegern voneinander getrennten Aufgaben.
Doch zusätzlich lässt sich auf den Cards noch festlegen, wer zuständig ist und bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Checklisten sowie die Kommentarfunktion sorgen dafür, dass sich jeder immer einen Überblick über den jeweiligen Projektstand verschaffen kann. Voraussetzung natürlich immer: Aktualität und Gewissenhaftigkeit. Aufgaben, Absprachen sowie Fortschritte müssen auch immer eingetragen sowie angepasst werden, ansonsten droht Kontrollverlust und Chaos.

Pro

• Die Bedienung von Trello ist einfach, intuitiv, transparent und flexibel. Alle Daten werden zentral gespeichert und sind damit zu jeder Zeit für alle Beteiligte auf dem aktuellsten Stand.
• Trello eignet sich sowohl für die Eigenorganisation (simple Wochen-To-Do-Listen) als auch komplexe Projekte mit großen Teams.
• Trello ist sowohl als kostenlose als auch kostenpflichtige Version erhältlich. Selbst in der kostenlosen Variante lassen sich unbegrenzt Boards, Listen, Karten sowie Mitglieder anlegen und einbinden.  
• Trello ermöglicht die Integration von weiteren Tools, wie beispielsweise Slack, Google Drive, Dropbox, MailChimp oder Survey Monkey. Einiges lässt sich allerdings erst in der kostenpflichtigen Version einbinden.
• Daten lassen sich nicht löschen, nur archivieren. Ist eine Karte abgearbeitet, kann sie in das Archiv verschoben werden und ist jederzeit über die Suchfunktion wieder auffindbar. Kommen also nach Projektabschluss nochmal Fragen auf, lassen sich diese schnell beantworten.

Contra

• Trello ermöglicht keine Real-Time-Kommunikation. Die Kommentarfunktion eignet sich nur für Anweisungen und Updates.
• Die Daten lagern auf US-Servern und unterliegen damit nicht dem europäischen Datenschutz. Gerade bei sensiblen Daten ein nicht zu unterschätzendes Problem. Hier bietet sich MeisterTask an. Die Funktions- und Arbeitsweise entspricht Trello, allerdings befinden sich die Server des bayrischen Unternehmens in Frankfurt am Main.
• Die Arbeit mit Trello erfordert von allen Beteiligten Disziplin, ihre Aufgaben und Projekte stets auf dem neuesten Stand zu halten. Ansonsten „verstauben“ die Karten und keiner fühlt sich für deren Bearbeitung zuständig bzw. der Projektüberblick geht verloren.
• Auch die generelle Mitarbeit erfordert Disziplin. Aufgaben inklusive Deadlines können zwar einfach zugewiesen werden, doch fehlt die Feedbackmöglichkeit, ob der Betreffende diese auch übernimmt und bearbeitet.

Mein Fazit zu Trello
Das Pro überwiegt ganz eindeutig. Weg mit To-Do-Listen aus Papier, Verteilung von Zuständigkeiten auf Zuruf oder fragenden Gesichtern, wenn es um den aktuellen Projektstand geht. Innerhalb der Agentur ermöglicht Trello Projekttransparenz, verkürzt Abstimmungsschleifen und bietet einen Überblick zu Deadlines sowie Auslastungen und Kapazitäten der Beteiligten.
In der Zusammenarbeit mit einem Kunden würde ich allerdings auf Asana ausweichen. Asana bietet in diesem Vergleich deutlich mehr Funktionalitäten und lässt eine einfachere Darstellung von Projekten mit vielen Aufgaben und Unteraufgaben zu. Das bietet weit mehr Transparenz und Kleinteiligkeit der Projekte und Zuständigkeiten.